Notes

dimanche 4 janvier 2026 - LOTO

COMPTE RENDU – REUNION DU 4 NOVEMBRE 2025

Ordre du jour : Loto & SELECTIF SUD

LOTO – DIMANCHE 4 JANVIER 2026 – SALLE DES FETES

Le matériel

Le même matériel que l’année dernière a déjà été réservé chez Plastic Jeux (24 allée des Bruyères, 33125 LOUCHATS) téléphone 05 57 99 52 90, email plasticjeux@orange.fr

A faire :

• récupérer le matériel vendredi 2 ou le samedi 3/1/26 (Manu + une personne)
  • 2400 cartons de loto unitaires
  • 150 plaques de 6 cartons de loto avec les 90 numéros (50 de plus que l’année dernière car il nous en avait manqué)
  • Deux sacs de pions numérotes pour le tirage des doubles quines
  • Boulier électrique complet
  • Sachets de pions pour le marquage (en dépôt, invendus repris sauf les sachets ouverts)
  • Tickets de Bingo

La sono

Prévoir la sono de l’asso avec 5 micros si possible. - 23/11 Visite de la salle des fêtes - il n'y a un seul micro. Msg sur WhatsApp de la part de Régine qui a peut-être une solution.

A faire : contacter la Mairie pour savoir ce qui est prévu dans la salle (Christine) 19/11 Message laissé, en attente de réponse - 23/11 Visite de la salle des fêtes faite avec Kévin (de la Mairie). La sono fonctionne correctement mais il n'y a qu'un micro.

La salle

• Dimanche 4/1/26 – Rdv 10h pour tout installer (comme l’année dernière)
  • 2 tables dans l’entrée avec les cartons.
  • 2 tables juste après les portes d’entrée dans la salle pour encaisser & pour tamponner les cartons. Une fois que la plupart des personnes seront installées, ces tables peuvent accueillir des joueurs de loto et les achats éventuels de cartons supplémentaires se feront sur les tables dans l’entrée.
  • (Pour mémoire : La salle dispose de 15 tables rondes de 8 personnes, 50 tables rectangulaires de 6 personnes, 210 chaises.)
  • Une petite table ronde à proximité de la buvette pour l’achat des tickets des consommations
• Nombre de personnes à prévoir
• à l’ouverture  des portes :
  • 2 personnes devant la porte pour réguler l’entrer et compter le nombre de personnes afin de ne pas dépasser la capacité d’accueil de la salle = 210 personnes assises (capacité totale = 230 personnes)
  • 2 personnes pour surveiller les cartons & 2 ou 3 personnes pour encaisser & tamponner les cartons
• Le plus de personnes possible – par exemple une par rangée de tables - 10/15 minutes avant le début du loto, une fois tout le monde installé, prendre le temps de vérifier que tous les cartons portent le tampon
• Pendant le loto :
  • 2 personnes pour surveiller les cartons invendus & encaisser les achats de cartons supplémentaires éventuels
  • 4 personnes à la buvette (=Micheline, Sophie, Zaza, Marie(?)
  • 1 personne aux tickets des consommations (=Christine)
  • 1 personne sur scène pour annoncer les numéros (=Albert) & une autre pour s’occuper du boulier (=Vanessa)
  • 4 personnes dans la salle pour contrôler les cartons (=Stéphanie, Karine, Dany, Régine)
  • 1 personne sur scène pour annoncer & distribuer les lots (=Ludivine)
  • 2 personnes dans la salle pour remettre les lots aux gagnants (=Monique & Elodie)
• Buvette
  • Vente des gâteaux faits par les adhérents mais surtout de crêpes, fait maison ou fait sur place (prévoir des crêpières à grands crêpes)
  • NB : l’année dernière :
    • On nous a demandé : Chocolat chaud, bière, cidre, eau pétillante, thé
    • prévoir plus de la monnaie que des billets dans les fonds de caisse
    • prévoir de quoi couvrir les gâteaux à la buvette (cloche à gâteaux)
    • beaucoup de personnes avaient apportés leurs propres boissons
    • prévoir fontaine à café, bouilloire, thermos
• Pour mémoire, l’année dernière :
  • Café moulu 1€, Café dosette 1,50€, Oasis/Coca Cola 2€, Eau 1€
  • Crêpes au sucre (x3) 4€, grande crêpe sucre 1,50€, grande crêpe nutella 2€
  • Gâteau la part 1€, Twix/Lion 1,50€

• Commande Leclerc de l’année dernière : (en passant commande chez Leclerc, l’association bénéficie d’une réduction de 5% et les invendus sont repris)
  • • 4 x 6pcs Lion, 2 x 7pcs Twix
    • 3 x 20 33cl Coca Cola original
    • 10 x 6 33cl Orangina
    • 12 x 12 50cl Eau Cristalline NB : réduire la quantité de bouteilles d’eau
    • 1 x 24 33cl Oasis Tropical
    • 5 x 6 33cl Oasis Thé Pêche

• Pour mémoire, l’année dernière :
  • Recette : 3776€
  • Dépenses : 2459€
  • Bénéfice : 1317€

Les lots

• Les bons d’achat ont été très appréciés. (NB : au lieu d’acheter des bons d’achat 100€, prévoir 2 de 50€ afin de pouvoir partager en cas de doublon)
• Prévoir plus de lots pour les doubles éventuels sur des lignes etc
• Les lots consistant d’une réduction sur un achat éventuel n’ont pas été appréciés
• Demander à tous les adhérents de faire leur maximum pour réunir des lots
• Faire des demandes auprès des commerçants, restaurants des environs (leur remettre le reçu fiscal) 
• Démarcher les parcs d’attraction des alentours pour des entrées gratuites (email à envoyer =Christine) 19/11 Demandes envoyées à Maxi-golf (Gujan), T'enLeyre (Mios), Bigajump (Biganos), Parc Aventures (Mios) Réserve Ornithologique (Le Teich), Aquapark (Biscarosse), Park Paintball (Gujan), Wapifun Park (Mios)
• Définir le budget pour les achats de lots (=Ludivine)

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SELECTIF SUD – SAMEDI 11 & DIMANCHE 12 AVRIL 2026 – COMPLEXE SPORTIF MAYONNADE

• Samedi = la compétition
• Dimanche = stages organisés par la FFD
• Bal le soir pour les inscrits ?
• La sono sera gérée par la FFD
• Vendredi soir préparation du gymnase et de la salle de convivialité
• Demander au Comité des Fêtes s’ils peuvent prendre en charge les burgers/saucisses/frites (=Dany)
• Tout bénéfice de la buvette sera pour l’asso – prévoir :
  • Fruits, chips, barres chocolatées, sandwichs (pas de réservation de sandwich)
  • Paninis & hot dogs (voir pour la location(?) des appareils
  • Avec le listing des inscrits à la compétition, nous aurons une idée du nombre de personnes
  • Demander à Dans’Attitude si leur équipe de pom-pom girls peut être présente pour la remise des médailles
  • Chercher un photographe qui couvrira l’événement et qui sera rémunéré par la vente de ses photos mais pas par nous. (petit % pour nous ? – à discuter)
  • Prévenir TVBA pour couvrir la manifestation

 

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